La scommessa sulle nuove tecnologie rappresenta un impulso per ridurre l’impatto del credit crunch, specialmente alle PMI, e creare nuove opportunità di business. Quante volte abbiamo sentito frasi come questa? E quante volte abbiamo pensato che le nuove tecnologie, l’ICT, l’innovazione sono tutte cose belle, ma rimangono una scommessa, cioè qualcosa il cui rapporto valore/ investimento non è predicibile?
Sia che si tratti di implementare un nuovo sistema informativo, una nuova tecnologia produttiva, un nuovo sistema di gestione documentale o un nuovo modo di fare marketing il nocciolo del problema non è la tecnologia utilizzata, ma la capacità di superare le resistenze al cambiamento. Ovvero, tutti abbiamo sperimentato uno o più mezzi fallimenti a causa non della tecnologia, ma della resistenza al cambiamento. Se non si superano le resistenze al cambiamento il valore generato dalla tecnologia è molto ridotto, se non, in alcuni casi, nullo. La nostra esperienza (più che decennale) ci dice che i costi delle resistenze al cambiamento sono mediamente pari al doppio del costo della nuova tecnologia e del nuovo sistema che si vuole installare.
Google sta lanciando in tutto il mondo l’ennesima killer application: il Cloud Computing. Si sprecano i convegni, gli eventi, gli articoli; tutti si concentrano sulle potenzialità della tecnologia, sulle meraviglie che saranno possibili.
Gli investimenti sono colossali, poco o nulla si sta facendo per capire a fondo le ragioni di chi si “oppone passivamente” a questa rivoluzione. Si cerca anche di coinvolgere, ancora una volta, il mondo accademico (sperando di cooptare i CIO del futuro). Ci si scontra ancora una volta con grandi resistenze. Avere metodi e strumenti per gestire i processi di cambiamento è, quindi, condizione sine qua non per assicurare il successo all’implementazione di nuove tecnologie e nuovi sistemi informativi.
Con gestione intendiamo le due fasi collegate di pianificazione e controllo. Che cosa va pianificato e controllato allora? I fattori che concorrono al successo di un processo di cambiamento sono 5 e sono strettamente correlati l’uno con l’altro. Questi fattori devono essere sempre presenti per garantire un buon ritorno sull’investimento in tecnologia/ innovazione. Per dare concretezza al discorso, analizziamo un caso reale partendo da un dato di fatto: i risultati di un recente CIO Survey che ha raccolto le opinioni e i punti di vista sull’ICT e sulla sua capacità di essere fattore strategico per il business. Che l’ICT sia un fattore critico di successo è una volontà e insieme una necessità sia dei professionisti dell’ICT che dei reggitori dei business (siano essi imprenditori o manager). Un altro fatto innegabile è che l’ICT non è ancora, in molte aziende, un fattore di successo o strategico per il business. E tutti, professionisti dell’ICT e reggitori del business auspicano un cambiamento.
Gestire i processi di cambiamento vuol dire possedere metodi e strumenti che, superando le tradizionali barriere (fisiche e mentali), ci aiutino a definire un problema in modo che siano chiare le reciproche posizioni, perché le assumiamo e qual è l’obiettivo in comune ; integrare in un disegno comune punti di vista diversi; evidenziare le barriere (o altrimenti detti schemi mentali precostituiti e considerati assolutamente validi) che ci impediscono di adottare l’innovazione senza remore; pianificare il raggiungimento di un obiettivo tenendo conto delle risorse a disposizione; risolvere conflitti e dilemmi; comunicare efficacemente soluzioni non banali.
Per la TOC – Theory of Constraints (una teoria manageriale che è stata sviluppata a partire dalla fine degli anni ’70) individuare i fattori limitanti è la chiave di volta per garantirsi un ROI elevato. La TOC è una tecnologia soft (fatta da metodi e strumenti) molto potente e di facile apprendimento per la gestione dei processi di cambiamento.Per individuare i fattori limitanti “intangibili”, come i nostri schemi mentali precostituiti (che in gergo TOC vengono chiamati ASSUNTI), trovare soluzioni che li eliminino e stabilire piani per la realizzazione di dette soluzioni, la TOC offre un insieme di strumenti chiamati Thinking Processes Tools. Per la TOC un problema può essere risolto se è rappresentabile tramite una nuvola di conflitto e la soluzione si trova individuando gli schemi mentali precostituiti che determinano l’esistenza del problema (che chiameremo vincoli cognitivi).
In definitiva cos’è una nuvola di conflitto? E’ un diagramma logico la cui costruzione favorisce (perché ci obbliga a concentrarci sugli elementi determinati il chiarimento delle reciproche posizioni, la comunicazione delle motivazioni che stanno alla base delle posizioni, la messa a fuoco dell’obiettivo comune e, soprattutto, l’individuazione di quegli schemi mentali precostituiti (assunti o vincoli cognitivi) che impediscono il raggiungimento dell’obiettivo, che rallentano il cambiamento, che inficiano il ROI. Quanto più, grazie a metodi e strumenti adeguati, riusciremo a focalizzarci sugli aspetti chiave, tanto più velocemente ed efficacemente riusciremo a gestire i processi di cambiamento comunicando chiaramente la vision, evitando di demotivare le persone, non sprecando i talenti, utilizzando in maniera ottimale le risorse e definendo opportuni piani d’azione.
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